テレワークを導入するときは、「社内の意識改革」から取り組みましょう。テレワークに対するネガティブな意識が社内にあると、検討や導入が進まないためです。
あなたの会社でも、「テレワークなんてどうせ無理」「やってもムダだ」といった声は聞かれないでしょうか？
STEP1では、テレワークに対するネガティブな意識の例とその改革を行う方法について解説します。
テレワーク導入では「社内の意識改革」がまず必要
テレワークを導入するために、まず「社内の意識改革」を行いましょう。テレワークは、全社を巻き込んだ取り組みになるためです。
テレワークは「無理」、「不要」、「関係ない」と捉える空気が社内にあれば、テレワークのメリットに目が向きやすい空気を作りましょう。
そのためには、従業員満足度や生産性の向上といったテレワークの可能性に目を向け、経営者みずから意識を変えることが重要です。
テレワークを目的にしないで！こんな理由でできないと思っていませんか？
テレワークへの一歩が踏み出せない企業では、テレワークを目的にしてしまっている傾向にあります。
- テレワークを導入する “ために” 、必要な機材や予算が確保できない。
- テレワーク導入の “ための” IT人材・部門がない。
- テレワークを取り入れる “ためには” 面倒な準備がいろいろと必要になる。
テレワークそのものが目的になってしまうと、テレワーク導入のためにやらなければいけないことが手間に感じられ、後回しにしたくなります。
テレワークを通じて本当に達成したいことは「働きやすさの向上」や「ビジネスモデルの変革」などであり、テレワークはそのための「手段」だと再認識しなければなりません。
間違い1：「ウチはテレワークできない」と決めつけてしまう
「現場の仕事がメインだから」「テレワークに適した仕事ではないから」。このように職場環境を一緒くたにし、テレワークができないと判断していませんか？
部署や業務単位で負担となっている仕事を洗っていくと、解決すべき課題が見つかるはずです。
たとえば、
- 紙による請求書の発送・受け取りが作業負担になっている
- 発生時点で不良品が把握できずに困っている
- チームで情報が共有されておらず作業が属人化している
オンライン契約や工場の遠隔監視など、テレワークできる環境を整備することで、軽減できる作業負担が必ず見つかります。
「ウチはテレワークできない」と決めつけず、現場の課題解消にテレワークを活用できないか考えてみてください。
間違い2：ITに詳しい社員がいないからムリと思っている
デジタル化が進む世の中においては、企業にもIT対応が求られます。そのため、テレワーク導入をひとつのチャンスと捉え、社員のITスキルの向上や、IT部門の設置などに乗り出してみてはいかでしょうか。
IT担当者の育成には予算と時間が必要ですが、デジタル化の時代の流れに乗り、ビジネスチャンスを逃さないためにも、社内のIT対応力を底上げすることが大切です。
間違い3：テレワークでは社員はサボるものと思い込んでいる
「テレワークになると社員がサボるのでは……」と多くの人が気になることでしょう。しかし、テレワークでも社員がサボることなく、むしろ生産性を上げられるような体制を作ることができたら、強力な組織となるはずです。
次のような工夫により、テレワークにおける社員のマネジメントは実現可能です。
- 時間ではなく成果物で評価する
- タスクを設計して可視化する
- 工数管理を徹底する
- スケジュールは共通のツールで共有する
- 大切なことや忘れそうなことは映像や音声を繋ぎ直接声掛けする
テレワークで社員がサボることを過度に恐れず、マネージャーの視座とスキルを高めるきかっけにしましょう。
テレワークに関する意識改革はトップから
テレワーク導入における意識改革はトップから始める必要があります。なぜなら、テレワークは会社全体での取り組みとなるからです。
IT投資をおこない、ワークフローを改善し、利益率の向上や働き方改革を達成していきます。ほとんどの部署・社員がテレワークの影響を受けるため、会社をまとめるトップから意識改革をおこない、社員にはたらきかけることが重要です。
経営トップが「変わる」と決める
まずは、経営トップが「変わる」と決めることです。
- 「IT化に対応しないといけないから」
- 「コロナ禍でテレワークが推進されているから」
以上のような外的な要因で動くのではなく、組織や風土をより良く変えるという強い意識を持つことがカギとなります。
テレワークを導入することによる業務の負担軽減や効率化、働き方の多様化といったビジョンを全社に発信し、全体意識をテレワークに向けていきましょう。
自社に合ったテレワークの形を
テレワークを導入する際には自社に合った形で取り入れましょう。会社の規模や業務内容によってテレワークが適している業務が異なるからです。
どの業務をテレワークにするのが自社に合っているかよく検討して、もっとも効果的なテレワークの活用法を見つけてください。
社員の意見を聞いて改善する
テレワーク導入には社員の意見が欠かせません。働く上で不便なこと、改善の余地があることを聞き出して、改善に繋げましょう。
テレワークの開始後も導入しっぱなしにせず社員の声を拾い、利便性を向上させることが大切です。
筋肉質で頼れるチームへ！社内の意識改革でこんなメリットが
社内の意識改革を行うことによって得られるメリットは次の通りです。
・テレワーク導入による会社のビジョンを共有できる
将来どのような会社になるのか着地点が分かるためモチベーションが上がります。
・社員一人ひとりが自ら目標や課題を設定し働ける
「結果」が評価されるため、自律的に仕事に取り組むようになります。
・業務全体の生産性が上がる
煩雑な業務や通勤を始めとする社員の負担を軽減することで生産性が上がります。
・緊急時や不測の事態に対応できる
災害、疫病、事故などの事態が起きても業務が止められる心配がなくなります。
社員の意識が変わることで、皆が同じゴールを目指して進んでいく頼れるチームができあがります。
テレワークをきっかけに社内風土を変えた企業例
テレワークをきっかけに社内風土を変えた企業の事例を2つご紹介します。
テレワークを導入するにあたり、社員の自主性を重んじ各自のライフスタイルに合った働き方を実現しました。
とくに女性の活躍に重きを置き、出産や育児を経験する女性が無理なく自分らしく活躍するためのツールとしてテレワークを活用しています。
（詳細）https://dwsc.jp/case-study/interview-nokioo/
2020年2月末、コロナ禍においていち早くテレワークを導入しました。就業規則を全面的に見直し、We willらしい働き方を実現するための制度改革をおこなっています。
会社の行動原則である「独立自尊」が発揮されやすくなり、育児や介護などのライフイベントの際にも働き続けることが可能となったことで社員の士気も高まっています。
（詳細）https://dwsc.jp/case-study/interview-wewill/
まとめ：テレワークをきっかけに社内の意識改革に取りくもう！
テレワーク導入には、まず社内の意識改革から始めましょう。「やる必要はない」「面倒な準備が必要になる」といった意識を変え、テレワーク導入を「目的」とせず、業務効率や働き方を向上するための「手段」と捉えることが必要です。
社内の意識改革は、会社のトップが「変わる」と決めることから始まります。社員の声を聞きながら自社に合ったテレワークを検討し、業務上の課題解決や社員のITスキル向上に活用していきましょう。
