2022年1月、ペーパーレス化の促進を目的として電子帳簿保存法が改正されます。これをきっかけに、より多くの会社で国税関係帳簿書類の電子保存が進むと予想されます。
しかし、本改正で何が変わるのか分からなかったり、対応するために何をすべきか悩んでいる経理担当者も少なくないのではないでしょうか？
そこでこのページでは、電子帳簿保存法の改正で変わることや対応のコツを解説します。法改正や電子化の動きに乗れば経理のテレワークも進めやすく、一連の取り組みが社内評価にもつながるため、ぜひ取り組んでみてください。
2022年1月の電子帳簿保存法改正で変わる３つのこと
電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書類、請求書などの国税に関わる帳簿・書類を、一定の要件を満たせば電子データとして保存してよいことを認める法律です。1998年に施行されてから、ITの進歩にともない要件が緩和・変更されてきました。
今回、2022年1月に大きく改正されることになり、社内のペーパーレス化の加速にもつながると注目を浴びています。まずは電子帳簿保存法がどのように変わるのか、確認していきましょう。
1．税務署長の事前承認が不要になる
企業の事務負担を軽減するため、税務署長に電子保存の事前承認をもらう必要がなくなります。
これまでは電子保存の運用を開始する3カ月前までに、運用方法やどのような書類を電子保存するのかを税務署長に申請しなければなりませんでした。電子帳簿保存法に対応した機器の導入を含め、運用方法が適切であるか見極められる期間が設けられていたのです。
電子保存できる体制を整えてから3ヶ月間は、税務署の回答を待たなければならず、会社のタイミングで電子保存が進められませんでした。その事前承認が、今回の改正で廃止されます。
2．電子取引データは電子保存しなければいけない
2022年1年の改正では、電子取引データを紙に出力し保存することが原則、不可となります。改正前までは、電子データをプリントアウトして紙で保存することが容認されていましたが、改正後には、「電子データで受け取った書類はデータで保管する」のが原則となります（一部の取引を除く）。
対象の電子データは、以下のようなものが当てはまります。
- 電子的に作成した帳簿や書類
- 電子取引の取引データ・電子取引により受領したデータ
紙で受け取った取引データは「電子取引」に該当しませんので、紙での保存もスキャナ保存も認められます。あわせて、スキャナ保存を行う場合の原本は、破棄が可能となります（実務上は、定期検査後などの一定期間後に破棄をする）。
ただし、スキャナ保存を行う場合は、対象文書などを定めた「スキャナによる電子化保存規程」を作成するなど、細かな要件に合わせなければいけません。運用を開始する前に確認することをおすすめします。
3．データの改ざんを防ぐ仕組みが必要になる
国税関係書類を電子保存するにあたり、データの改ざんを防ぐ仕組みを整えることが求められます。故意によるデータの変更や領収書の使い回しなどを防ぐためです。
電子データの信頼性を担保する仕組みのひとつが、タイムスタンプです。タイムスタンプとは、電子文書に電子的なスタンプを押せる仕組みのことで、郵便物に押される消印のような役目を果たします。タイムスタンプを押した日時には電子文書が確実に存在したことや、それ以降にデータが改ざんされていないことを証明できます。
ただし、タイムスタンプの導入と使用には費用がかかりますので、ほかに事務処理の仕組みを整備することを検討してもよいでしょう。電子保存データを見られる人を限定する、データを変更すると日付や変更者名が残るようにする、などの工夫ができます。実務的な対応となり、自社に合わせた運用がしやすくなります。
記録電子保存に関するワークフローは、「事務処理規程」を作成しまとめておきましょう。規程のサンプルは、国税庁ホームページより確認できるので参考にしてみてください。
電子帳簿保存法の改正に対応するためのコツ
電子帳簿保存法の改正に対応したいけれど、何から始めればよいか分かりにくいと感じる人が多いかもしれません。そこで、実践的な対応のコツを3つご紹介します。
1．タイムスタンプを押せるITツールを選ぼう
データ修正や削除履歴が残る会計システム上で電子データを保存する場合以外は、タイムスタンプを押せるITツールやサービスの導入を検討しましょう。
請求書や領収書などを電子データで受け取った際、あるいはスキャナ保存をする際にタイムスタンプを押すことで、電子データのログを残して信用性を担保するためです。
会計システムを導入しない場合や、会計システムが電子帳簿保存法に対応していない場合には、タイムスタンプが必要となるケースがほとんどです。タイムスタンプを押せるITツール・サービスの導入を検討しましょう。
2．電子データはファイル名で検索できるようルールを決めよう
電子保存する書類は、税務職員のダウンロードの求めに応じられるよう「検索性」が必須となります。具体的には、「日付・金額・取引先」の3項目をファイル名に記載することが必要です。
日付から書いたり取引先名から書いたり、ファイル名の記載ルールを統一しておくと社内の運用が楽になります。
例） 「20210105_DWSC！商事_30,000円」
あるいは、電子保存書類の一覧表（索引簿）を作成・管理する方法もあります。受領した電子データのファイル名には連番を付け、取引データと連動させておくとよいでしょう。
電子データの保存ルールを決める際は、紙データの管理方法と合わせれば実務として浸透させやすくおすすめです。これを機会に検索しやすい保存方法を取り入れることで、書類を見つけやすくもなります。業務効率アップにつながる運用を考えましょう。
3．会計ソフトを導入する場合は「JIIMA認証」を目安にしよう
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会、通称「JIIMA（ジーマ）」の認証を受けている会計ソフトや電子帳票システムが、ひとつの目安になります。JIIMAでは、電子帳簿保存法によるスキャナ保存の法的要件を満たすソフトウェアを事前に確認・認証し、認証マークを交付しています。
JIIMA認証マークの有無によって電子帳簿保存法・スキャナ保存制度に対応しているソフトウェアが一目でわかり、リスク回避に役立ちます。
参考：JIIMA認証制度｜公益社団法人日本文書情報マネジメント協会
電子帳簿保存法への対応は社内へのメリットがたくさん
電子帳簿保存法の改正に対応し、経理部門の電子化を進めることは、社内へたくさんのメリットをもたらします。
たとえば、紙の保存をやめて電子データ保存に統一すると、紙代や印刷費、管理スペースをカットできます。経理部だけでなく、他部署のペーパーレス化も促進できるでしょう。
また、電子保存が当たり前になると、請求書の発行や受領、領収書の受け渡しなどを理由に出社せずに業務を遂行できるようになります。経理のテレワークは難しいと考えられがちですが、週に数日はテレワークの日を設けられるようになるでしょう。
そうした積み重ねにより社内全体の業務効率を促すことになり、経理部が社内から評価されやすくなります。2022年1月の電子帳簿保存法改正への対応準備を進め、全社員が「働きやすい」と思える環境作りの一歩を踏み出しましょう。
まとめ：電子帳簿保存法への対応はテレワーク促進のチャンス！
2022年1月、電子帳簿保存法の改正により電子データの保存要件が緩和されます。一方、電子取引データは電子保存が義務付けられるなど、ペーパーレスや電子取引に向けた環境整備も必要になるでしょう。
はじめは、ITツールの導入や事務処理規程の作成などに手間がかかるかもしれません。しかし、これを機会に経理部門のデジタル化を進めることで、業務効率アップやテレワーク促進につながります。電子保存やペーパーレスを「社内の当たり前」にして、働きやすい環境作りの下地を整えましょう。
※掲載情報は2021年12月1日時点の内容です。
※2021年1月電子帳簿保存法の改正に対応するためには、ほかにも細かな要件が発生します。詳細については所轄の税務署や専門家に確認を取っていただきますようお願いいたします。
