テレワーク導入を通じて業務を棚卸ししよう！働き方改革に向けたテレワークの活用方法

テレワークを導入するとしたら何から始めればいいのか、と疑問に思っていませんか？テレワークの導入が決まると、すぐさまITツールの選定に取りかかる人も多いかもしれません。

しかし、その前にやるべき作業があります。それは業務の棚卸しです。なぜなら、テレワークは生産性向上や働き方改革に繋がる取り組みなので、業務状況を洗い出さないと上手に取り入れられないからです。

テレワーク導入のためにも働き方改善のためにも、まずは業務の棚卸しを！

テレワークを導入する前には、業務の棚卸しをする必要があります。なぜならリモートかつオンラインでも滞りなく業務を進めるために、業務の再設計が必要になるからです。

実際にテレワークで仕事をするのは現場の社員たちです。現場の社員たちがどのような業務のやり方をしているのかを把握する。テレワークでも働きやすいよう業務プロセスや組織体制を変革する。そのプロセスを飛ばしてしまうと、テレワークを導入しても継続できません。

業務の棚卸しには2つの観点があります。

1. 権限設計：誰に何をどこまでやってもらうか
2. 業務設計：どんなタスクがありどれくらい工数がかかるか

1．権限設計

まずは権限設計が必要です。テレワークでも業務をスムーズに進めるには、「誰が」「いつ」「どのように決裁／判断するか」を決めなければいけないためです。

みなさんの会社でも、次のような光景は見かけないでしょうか？

テレワークで働いていると、上司に稟議書類を申請してハンコをもらう、といった決裁ができません。したがってITツールを用いて、各種の申請や決裁を実施することになります。

ところが、ITツールを導入する際に、誰が何を承認するかを細かく設定しないといけないのです。この「誰が」「何を承認するか」をはっきり決めるのが権限設定です。

もし権限設計をしっかり行わなかった場合、すべての申請を社長が承認するといった事態になりかねません。その結果、稟議に著しく時間がかかり、逆に非効率になってしまいます。

2．業務設計

業務設計とは、タスクと工数を洗い出し、完了までかかる時間・コストを見積もり管理することです。テレワークでは、この業務設計が大切になります。リモートでも業務を滞りなく進めるためには、「誰が」「どこまでの業務を担当するか」を決める必要があるからです。

業務設計ができていないと、その日やることが分からずに社員が手持ち無沙汰になってしまうでしょう。「どの作業を」「誰が」「いつまでに完了するのか」をあらかじめ決めて割り振ることが重要です。

また、テレワークでも公正な人事評価を行うためにも業務設計が重要です。出社していれば社員の働きぶりが目視できますが、テレワークでは見えません。そこでタスクの進捗率を可視化して、プロセスを評価する必要があるのです。

どんなタスクがあり、どれだけの工数が必要で、誰に依頼し、いつ完了させるのかを洗い出すようにしましょう。

テレワークでどのように働き方が変わるか？

テレワークを実施すると以下の3つの点において、社員の働き方が前向きに変わっていきます。

育児・介護中の社員も長く働けるようになる

テレワークを実施すると、育児・介護中の社員が離職するのを防止できます。なぜなら、テレワークは在宅で働けるので、育児や介護と仕事を両立しやすいからです。

どれだけ優秀な社員でも、子どもが産まれたら子育てに時間が必要になります。家族の介護をしなければいけない状況になる可能性もあるでしょう。

そんなときテレワーク制度がある会社なら、在宅ワークを選択しながら働き続けられる可能性が高まります。育児・介護と仕事を両立できる環境は、仕事や会社に対する社員の意欲を応援することに繋がります。

家族との時間やスキルアップに時間が使えるようになる

テレワークを実施することで、社員は家族との時間やスキルアップの時間を確保しやすくなります。

旭化成ホームズ株式会社が2020年6月に実施した「在宅ワークに関するくらしの変化についての調査」によると、回答者の79％が「テレワークで家族との時間が増えた」と回答しました。

家族のために使える時間が増えると絆が深まり、仕事へのモチベーションも上がりやすくなります。働く姿を目にする機会ができることで、仕事に対する家族の理解や協力も得られやすくなります。

また、在宅の時間が増えると、資格取得などのスキルアップの時間も取りやすくなります。テレワークを実施すれば、社員のスキル向上にも役立つのです。

参考：在宅ワークに関するくらしの変化についての調査結果

通勤時間や残業時間が削減できる

テレワークにすると、通勤時間や残業時間を削減できます。通勤機会がなくなる・減ることで通勤時間が削減でき、業務の効率化が進むことで残業も減るのです。

通勤時間の削減は、車社会の地域にある企業にとっては、検討に値するテレワークの導入メリットでしょう。社員の生活において、通勤時間ほど無駄な時間はないからです。電車通勤なら乗車中に本や新聞を読めますが、自動車通勤なら運転に集中しないといけません。渋滞がひどい地域では、車通勤のデメリットがなおさら大きくなります。

テレワークによって通勤時間を削減すれば、時間の有効活用に繋がります。削減できた交通費の分を、テレワーク手当として配布し社員のモチベーションを高めた企業例もあります。

また、業務のオンライン化が進み、生産効率が高まった結果、残業の削減にも繋がります。残業が減ることで、社員の健康維持やモチベーション向上に役立つメリットがあります。

テレワークで働き方が変わると社員の意識も向上する

テレワークで働くと社員の意識が向上しやすくなります。なぜならテレワークに慣れる過程で、さまざまな試行錯誤をするために自主性が育つからです。

自ら考え行動できる社員になる

テレワークで働き方が変わると、自ら考え行動できる社員が育ちやすくなります。なぜなら、ほとんどの人が在宅で仕事をするのは初めての経験であり、さまざまな課題が生じてくるからです。

例えば、他の社員とのコミュニケーションの不足、オンとオフの切り替え方、仕事の効率性などの課題です。それらを改善するために、個人でも試行錯誤するようになります。

テレワーク中は課題にぶつかったとき、上司や同僚がすぐ声をかけられる距離にいるわけではありません。すべてを相談できないからこそ、自ら考え行動する習慣がつくと思われます。

部署や年齢、立場を超えて協力しあうようになる

テレワークで働くと部署や年齢、立場を超えて協力しあうようになります。なぜなら、顔が見えないコミュニケーションの方が意見を言いやすいケースがあるからです。

また、テレワークの場合は、チャットツールやメールで会話する場合が多くなります。思ったことをすぐにチャットできる、絵文字やスタンプを使える、確認が早くなる。このような対話形式が当たり前になることで、会話がラフでオープンになるのです。

チャットツールやグループウェアの導入によって、情報はグループ内でタイムリーに共有されるようになります。すると、社員同士の状況理解が早まり、お互いに協力しあうようになれるのです。

例えば、LINEのフル活用で、工場内のコミュニケーションを活性化した大建産業の例もあります。

若手社員が定着しやすくなる

テレワークによって、若手社員が定着しやすい働き方を作りやすくなります。内閣府が16歳から29歳までの若者を対象に実施した「就労等に関する若者の意識調査」によると、平成23年から平成29年の間に「仕事よりも家庭やプライベートを優先する」と答えた人が、52.9%から63.7%に増加しました。

この調査からわかるように現代の若者は、ワークライフバランスに配慮した企業で働きたいと考えているのです。したがって、テレワーク制度のある企業では、他の企業に若手社員が転職してしまうのを防ぎやすくなると考えられます。

参考：内閣府：就労等に関する若者の意識調査

まとめ：テレワークの導入で業務を棚卸ししよう

テレワークを導入するには、まず業務の棚卸しをする必要があります。なぜなら、リモートかつオンラインで業務を進める体制へ移行する際に、どのような業務があるかを把握し、「誰が」「どこまで担当するか」を決める必要があるからです。

業務を棚卸しし、業務進捗を管理できるベースを整えた上でテレワークを実施すれば、社員の働き方や意識も良い方向に変わっていくでしょう。