コロナ禍以降はオンラインの商談やテレワークが普及し、オンラインでコミュニケーションを取る機会が増えてきました。しかし、オンラインでのコミュニケーションには対面のコミュニケーションとは異なった難しさを感じている人が増えています。
そこで本記事では、オンラインのコミュニケーションが難しい理由と、効果的なオンラインのコミュニケーション方法についてご紹介します。
オンラインのコミュニケーションが難しい理由
オンラインのコミュニケーションが難しい理由は、コミュニケーション種類別に以下の3つに分かれます。
| コミュニケーションの種類 | ツールの例 | 難しい理由 |
|---|---|---|
| テキスト（文章） | チャット、メール | 相手の感情が見えにくいため |
| 音声 | 電話、通話 | 相手の表情が見えないため |
| ビデオ（映像） | ビデオ会議 | 目線やテンポに違和感を生じるため |
オンラインのコミュニケーション方法を大別すると、「テキスト（文章）」「音声」「ビデオ（映像）」の3つに分類されます。
テキスト（文章）でのコミュニケーションは、気軽にコミュニケーションが取れ、相手の時間を取らないのがメリットです。しかし、文字だけでやり取りするため、相手の感情までは読み取りづらいデメリットがあります。
音声のコミュニケーションは、テキストよりも迅速なコミュニケーションが図れますが、相手の表情が見えないため意図が伝わりにくいデメリットがあります。
ビデオ（映像）のコミュニケーションは、もっとも対面に近い状態でコミュニケーションが取れます。しかし、回線速度の遅延や設定の不備によって目線やテンポに違和感が生じ、意図がうまく伝わらなくなってしまう場合があります。
効果的なオンラインのコミュニケーションの方法5選
オンラインのコミュニケーションを上手にとるには、対面とは異なるコツがあります。それは以下の5点です。
1．絵文字やスタンプをTPOに合わせて使う
テキスト・コミュニケーションにおいて、絵文字やスタンプを効果的に使いましょう。絵文字やスタンプを使えば、感情が伝わりにくいデメリットを解決できます。ただし、これらの使用にはTPOがあるため、それをわきまえるのも重要です。
テキストのコミュニケーションツールは書面が最もフォーマルで、メールがそれに次ぎ、チャットが最もカジュアルです。したがって、オンラインといえどビジネスメールではほとんど絵文字は使用されません。しかしながら、ビジネスチャットでは推奨される場合があります。
もっとも、ビジネスチャットの絵文字やスタンプも、最近出てきたコミュニケーションの文化なので、相手によっては不快感を与えてしまう可能性があります。ガラケー世代の30代や40代はあまり抵抗がないようですが、それ以上の世代になると絵文字そのものに抵抗を覚える人も多いようです。
また、相手の所属先の社風によっても絵文字が推奨されるかどうかが変わりますので、最初のうちは相手の反応を見ながら徐々に使うようにしましょう。
2．対面よりも大きめのリアクションにする
音声およびビデオでのコミュニケーションの場合は、対面よりも大きめのリアクションをしましょう。なぜなら、オンラインのコミュニケーション方法は対面に比べて情報量が乏しいため、聞いているのか、理解しているのかが相手に伝わりづらいからです。
したがって、以下のような大きめのリアクションを取ることでそれを補うのが効果的です。
- 相づちを多めにする
- うなづくときは大きく
- リアクションをはっきりと言葉にする（例：理解できました、よくわかりません、など）
3．声のトーンやテンポに注意する
音声およびビデオでのコミュニケーションでは声のトーンやテンポに注意しましょう。これらのコミュニケーションツールでは、表情がわかりにくいため、声のトーンから感情を類推されてしまいます。したがって、感嘆詞を効果的に使うなどして悪い感情を持っていないことが相手に伝わるようにしましょう。
感嘆詞とは感情を言い表した言葉です。
（例：すごい。いいね。へえ。うん。ありがとう。なるほど。そうなんですか。など）
また、オンラインのコミュニケーションでは回線の遅延などでテンポが悪くなる傾向にあります。リアクションが伝わらずに相手が戸惑ってしまいますので、なるべくテンポ良い会話を心がけましょう。
例えば手元の資料にばかり目を落として何もリアクションせずに聞き続けるのはオンラインでは推奨されません。ちゃんと聞いていることが相手に伝わるように長く沈黙するのは避けましょう。
4．自己開示を積極的に行う
オンラインのコミュニケーションでは、対面よりも自己開示を多めにするのがコツです。自己開示とは自分の個人的な情報を相手にオープンにすることです。
オンラインのコミュニケーションで自己開示が推奨される理由は、相手の気持ちをほぐし、親近感を持ってもらうためです。対面だとすぐに打ち解けやすいですが、オンラインだとどうしても身構えてしまうため、砕けた会話も多少は必要です。
例えば、以下のような発言が自己開示です。
- 出身地や趣味など相手が共感しやすい気軽な情報
- 軽い失敗談（例：「さっきまでネットが繋がらなくて焦りました」など）
- 気持ちを言葉にする（例：「ご理解いただけてホッとしました」など）
- 軽い悩みや弱み（例：「あがり症なので少し緊張しておりますが…」など）
オンラインでは自分を大きく見せるよりも、弱みや失敗談などを軽く話して親近感を持ってもらうほうが成功しやすいです。ただ、あまりにも深刻すぎる悩みや失敗談を話すと逆に信頼を失ってしまうので、能力や人格の評価とは関係ない軽い弱みや失敗に留めましょう。
5．ビデオ会議では目線を相手に合わせ、照明もつける
ビデオ会議（Web会議）ではカメラの位置や照明を工夫しましょう。なぜなら、目線が相手と合っていなかったり、照明が暗かったりすると、印象が悪くなってしまうからです。
例えばノートパソコンを机に置き、そのままWebカメラを使ってビデオ会議をすると、Webカメラの位置が自分の目線よりも低くなります。すると、相手から見ると上から見下ろされているように見え、非常に違和感を覚えるのです。
そこで、ノートパソコンを使う際には台の上に置くなどして、カメラと自分の目線がちょうど同じ高さになるように調節しましょう。
また、照明については部屋の蛍光灯だけだと暗い場合があります。PCに設置できる簡易的なLEDライトでも良いので、顔を照らすようにすると印象が良くなります。
まとめ：オンラインでもコミュニケーションで成果は上げられる
オンラインのコミュニケーションは難しく感じますが、少しのコツで成果を上げられます。テキスト、音声、ビデオの3種類のコミュニケーションに応じて上手く工夫しましょう。どのコミュニケーションも対面に比べて相手との距離が遠く感じられ、情報が伝わりにくいのがデメリットです。全体的に情報を伝える言葉や仕草を増やすのがコツですので、参考にしてください。
