人事・総務の働き方改革！紙とハンコの仕事をなくして業務のスリム化を

テレワークや残業削減が進むなか、「総務部門でも業務効率化のためにDXを推進してほしい」と言われる機会が増えていませんか？しかしながら、何から手をつけるべきか悩んでいる総務担当の方は多いのではないでしょうか。

総務部門の業務は物品管理から契約書管理、勤怠管理まで、さまざまな業務を担っています。1つひとつの業務を見直してみると、DX化できることは意外とあるものです。

各部署とも関係しあっているため、総務部門のDX化を進めることは企業全体の成長につながっていきます。そこで、このページでは総務のDX化でやるべきことを5つご紹介します。できることから取り組んでみましょう。

総務のDXとは「IT技術を使って全社的な業務効率を上げること」

総務のDXとは、IT技術を使って全社的な業務効率を上げることだといえます。総務部門の業務は各部門や従業員に働きやすい環境を提供することなので、DX化されれば全社的に業務効率を上げることが可能だからです。

そもそもDXとはデジタルトランスフォーメーションの略語で、「ITをフル活用したビジネスモデル変容」の意味です。AI技術・IoT技術などの最先端のIT技術を活用して、企業内の生産性を高めたり新たな事業を確立したりすることを指します。

たとえば、部門間での情報共有や稟議書の承認などが紙ベースとなっていて、直接会わないと業務が遂行できないなんてことはありませんか？もし、システムを使って情報を共有したり承認が取れたりするようになれば、全社的なワークフローの改善につながります。

このように、IT技術を使うことで人の手を使わずに業務を進めたり、情報共有が迅速になったりします。総務のDXが進めば、多くの従業員が出社せずにテレワークで業務を遂行できるようになるでしょう。テレワークに取り組むと同時に総務のDXも必要です。

DX化に向けて総務がまず取り組むべきこと5選

DX化をしたいと考えていても、何から手をつけるべきか悩む総務担当者や経営者の方は多いでしょう。ここでは、DX化に向けて総務がまず取り組むべきことを5つご紹介します。

1．物品管理システムの導入

まずは物品管理システムの導入を検討してみましょう。現場にいなくてもシステムを通して物品の在庫数を把握したり発注したりできるため、手早く省人化できるためです。物品管理システムの導入によるメリットはほかにも多数あります。

煩雑な物品管理から解放されれば、総務部門の業務負担が大幅に軽減できるでしょう。

2．文書管理のクラウド化

文書管理をクラウド化できれば郵送が不要となり、すべてのデータをクラウドサーバから検索・引用できるようになり、迅速に業務が遂行できるようになります。

具体的には、契約書や納品書、取扱説明書などの書類のデータ化やFAXをネットで受信可能とするなどです。

文書管理をクラウド化するメリットは以下のようなものが挙げられます。

サービスの契約満了や更新期日が近づくとアラートを発信する文書管理システムもあります。作業内容に応じて最適なクラウドツールを選べるとよいでしょう。

3．ペーパーレス化・押印レス化の社内フローづくり

社内全体でペーパーレス化・押印レスのルールを作り、浸透させましょう。社内の申請や稟議をペーパーレス・押印レスで進められるようになると、全社的な作業負担の削減になるためです。

たとえば、電子契約システムを導入すれば紙の契約書への押印作業がなくなり、電子データとして契約内容を保管できます。また、稟議承認システムを使うことで、社内にいなくても稟申・決済承認を得ることが可能です。

ペーパーレス化・押印レスのメリットはほかにも多数あります。

テレワークとの親和性も高く、多くの業務をオンライン上で管理、実施できるようになります。

4．コミュニケーションツールの導入

総務部門は従業員の要望を聞き、労働環境を良くする役割を担っています。しかし、テレワークを実施すると従業員の声は届きにくくなるものです。そこで、気軽に従業員が声を届けられるよう仕組みづくりをしておくことが重要となります。

コミュニケーションツールの導入によるメリットは、以下のとおりです。

チャットツールやグループウェアなどを使って簡単に従業員からの問い合わせに応えられる環境を作りましょう。

5．RPAで定型業務を自動化する

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、手作業で行ってきたパソコン上の定型業務を自動化するツール・仕組みです。RPAの導入によりたとえば、勤怠管理や人事情報管理、社内フローなどの自動化が実現できます。RPAを導入するメリットは以下のとおりです。

総務部がRPAを活用すれば業務のスリム化につながり、より重要な業務に専念できる環境を作れるようになります。

総務のDX化が阻まれる問題点と解決策

総務のDX化は注目されていますが、思うように取り組みが進まないこともあるでしょう。ここではよくある問題点と解決策を解説します。

1．そもそもできないと思い込んでいる

そもそも「総務はDXに向かない」と思い込んでいませんか。たしかに、国をあげてテレワークが推進されたとき、営業やITエンジニアはすぐに移行できてもバックオフィスは移行できないといった企業が多くありました。

しかしながらITツールを使うことで、思っているよりもはるかに効果的なDXを実現できるのが総務部門です。今回ご紹介した総務でDX化できることを順番に実行すれば、全社的な業務効率の向上、ひいてはDX化にもつながるはずです。

2．セキュリティの観点からDX化に踏み込めない

総務では個人情報・機密データを扱うため、情報漏洩を懸念してDX化に踏み込めないといった問題があります。

情報セキュリティの対策を行いながらDXを進めるためには、総務省が発表している「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」を参考にしましょう。

情報セキュリティポリシーの考え方や管理・運用プロセスなどが記載されており、企業でも応用できる内容です。ルールを作成・運用することで情報セキュリティを守りながらDX化を進められます。

（参考）地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン｜https://www.soumu.go.jp/denshijiti/index_00004.html

総務DXの成功事例

最後に総務DXに成功した企業の事例を見てみましょう。ある中小企業では、テレワークの移行に合わせて全社的にペーパーレス・社内の押印廃止を実行しました。デスクやキャビネットがスッキリし、紛失や盗難のリスクを軽減できたと言います。いまでは「なぜこの人は紙でやりとりするのだろう？」と疑問を抱くほど従業員の意識改革が進んだようです。

また、文書管理ソフトを導入したことで、アクセス管理やファイルの共同編集ができるようになり部門間を超えて業務の効率に繋げました。さらに社内のコミュニケーションツールをメールからチャットツールに移行し、総務・人事・経理などへの質問が気軽に行えるようになっています。

このような総務DXは、企業全体の成長へつながったと社内もハッキリと認識しているようです。企業を支えるバックオフィスとの関わりなく営業が業務を進めることはできません。総務DXは企業の成長を促進することにつながるのです。

参考：【中小企業のDX】実現！「総務・人事・経理」のデジタル化5選 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

まとめ：総務のDX化は会社全体のDXを推進する

総務でDXを進めることは、会社全体のDXを推進することにつながります。多くの業務を効率化でき、生産性向上や労働環境の改善に役立つはずです。

まずは物品管理システムの導入やペーパーレス・押印レスの体制づくりなど、できること・効果の高い分野からデジタル化を進め、企業全体のDXを底上げしましょう。