テレワーク制度を作って全社に落とし込むだけでは、社員がテレワークを実施してくれない……テレワークを導入する際に、社内に反対者が出てしまう……など、テレワークの導入に大きなハードルを感じていませんか？
実はテレワークは導入前のタイミングから、社内の関係者を巻き込む必要があるのです。テレワークを実施する現場の社員を含め、複数の階層にわたるステークホルダーがいるためです。
テレワークの推進者だけで先に進まず、社内の理解を得ながら導入を準備するだけで、テレワークの導入がスムーズにいきやすくなります。
そこで本記事では、全社的に協力を得ながらテレワークを導入する方法について解説します。
テレワークの導入にあたり協力を得るべき3つの関係者層
テレワークの導入にあたり、協力を得るべき層は3つあります。1つは経営層、次に中間管理層、最後に一般社員層です。まずは、それぞれの特徴を見てみましょう。
1．経営層
テレワークが成功するかしないかは、経営層を味方にできるかにかかっていると言っても過言ではないでしょう。なぜなら、経営者がリーダーシップを取ってトップダウンで行わなければ、テレワークのような思い切った変革は難しいからです。
テレワーク導入にあまり乗り気ではない経営層は、テレワークの効果を疑っている場合が多くあります。テレワークが自社の経営にとってメリットがあるとイメージができてないので、本気になれないのです。反対に、一度経営層がテレワークをやると決めたら、トップダウンで導入準備が進むこともあります。
このとき特定の役員だけを巻き込んでもだめで、経営層全体の合意を得るのがベストです。特定の役員だけ巻き込んでも他部門のトップが納得できていなかったら、導入の途中で反対されて頓挫する可能性があるためです。
そのため、まずは経営層からテレワーク実施の合意を得ましょう。
2. 中間管理層
経営層を巻き込んだら、次は中間管理層を巻き込む必要があります。実際にテレワークを導入、現場で実施してもらう際に、中間管理職から指示が出されるためです。あるいは、テレワーク中の質問や疑問が一旦集約されるのも、中間管理職のポジションであることが多いでしょう。
中間管理層の中でも大きく分けて、テレワークに賛成・前向きに取り組む層と、テレワークに反対・後ろ向きな層の2つがあります。キャリアの長い中間管理職は、以下のようなマネジメント上の不安から、テレワークに心理的抵抗を持っている人が一定数います。
- 部下が自分の目の届く範囲で仕事していないと不安だ
- テレワークではマネジメントできない
- 部下がサボるのではないか
これまで対面で仕事をするのが当たり前だった中で、このように思ってしまうのも無理がないかもしれません。しかし、実際にテレワークでも上手にマネジメントできている会社がある中で、これらは根拠の無い先入観になってしまっていないか注意が必要です。
このような「古いマネジメント観」をどれだけアップデートできるかが、中間管理層を巻き込むコツとなります。
3．一般社員層
最後に協力が必要なのは一般社員層です。なぜなら、実際にテレワークを利用するのは現場の一般社員層であり、とくにはじめてテレワークを実施する場合は多くの不安や疑問を抱えているためです。
テレワークに対して不安を抱えている社員層は、テレワークを行おうとする意志が伺えますが、問題はテレワークに前向きでない社員層です。
一般社員層がテレワークに前向きでない場合「自分には関係のない制度だ」と思い込んでいるケースが多くあります。そのように思うのは、おもに以下の誤解が原因です。
- テレワークは育児や介護のためだけの制度だ
- テレワークは通常業務ができない人のための特別措置だ
- 自分は通常通り出社できるためテレワークは必要無い
このような誤解が生じるのは、テレワークを何のためにやるのか理解していないのが原因です。また、頭ではわかっていても、自分にどんなメリットがあるのかわからないため、あまりピンときてない場合もあります。
巻き込み対象別、全社的に協力を得る方法
全社的な協力体制を構築するには、それぞれの巻き込み対象によってアプローチを柔軟に変えなければいけません。
1．経営層の巻き込みはデータ重視で
経営層を巻き込むには、数値化されたデータでテレワークの効果を可視化するのがもっとも有効です。経営層は数字で経営上の効果を判断しますので、テレワークの導入メリットも数字で説明する必要があるからです。
経営層がいまいちテレワークに乗り気にならないときは、提供している提供が「個人の働きやすさ」「デジタル化の向上」といった漠然とした定性的な効果のみになっていないか注意してみましょう。
経営層への訴求に有効なのは、例えば以下のような数値データです。
- テレワーク実施後の残業時間の変化
- テレワークの費用対効果
- テレワーク実施後の年次慰労休暇取得率の変化
- テレワーク実施後のコストの増減
- 社員の意識の変化（アンケート）
例えば、まずは一部の部門のみテレワークをトライアルで実施し、これらのデータを取って経営層に上げると言った手段が有効です。
「個人の働きやすさ」といった主観的で定性的な指標も、社員にアンケートを取って「働きやすいと感じている人」の人数を出すなどの方法で数値化できます。
中間管理職にはクラウドツールを実際に使ってもらう
中間管理層を巻き込むには、クラウドツールを実際に使ってもらうことが有効です。クラウドツールを実際に使ってもらえば利便性が伝わり、オンライン上で仕事を行うことへの抵抗感を和らげることができるからです。
クラウドツールを使って新しい仕事のスタイルに慣れてもらうのと並行して、以下のような整備も重要となります。
- タスク管理ツールなどマネジメントに必要なツールを導入する
- 人事評価制度を見直す
- 中間管理職向けの研修を行う
- 不安・疑問があったときの相談窓口を作る
中間管理層がテレワークに及び腰なのは、マネジメントの仕方や部下が仕事をしているイメージが湧かないためです。そのため、クラウドツールに触れてもらうことでテレワークに慣れてもらいつつ、実際の不安を解消する施策も必要になってきます。
中間管理層からテレワークを体験してもらい、安心や利便性を感じてもらうことで、ノウハウを部門内や他部門と共有してもらえる可能性も高まります。それだけ全社展開を始めるときのキーとなるのが中間管理職です。
一般社員層は影響力の強い社員を巻き込む
一般社員層を巻き込むには、影響力の強い社員を巻き込むのが有効です。一般社員層の間で人望があり、ある種のインフルエンサーのような社員を巻き込めば、その影響力が伝搬して一般社員にも浸透するからです。
核となる一般社員を数名決めて、テレワーク研修を行いましょう。そして、他の一般社員がテレワークの実施中に困ったことがあれば相談しやすい環境を作ります。たとえば、部署内で人望のある社員やITに詳しい社員などがオススメです。このとき、このインフルエンサー的な社員と中間管理職とでパートナーを組んでもらうのも有効です。お互いに困ったとき、支えあえるためです。
このインフルエンサー的な社員は、高位の役職者である必要はありません。一般社員の間で人気があり、人を巻き込み影響を与えるのが上手い人物を選定し、テレワークのトライアルなどを実施してもらうと、自然な社内コミュニケーションで一般社員層に浸透していきやすくなります。
まとめ：社内を巻き込んでテレワークを円滑に進めよう
テレワークは業務の体制を変革することになるため、全社的に協力体制を敷いていくことが重要です。職務レベルごとに関係者の巻き込み方は異なりますので、仕組みを上手くつくり、全社的な協力を得ながらテレワークを推進していきましょう。
